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 Assistance

1ère réunion club utilisateurs GED à e-Collectivtés Vendée

15 mar 2018

 

e-Collectivités Vendée a réuni des collectivités utilisatrices de la GED le 15 mars dernier.

Cette matinée d'échanges a permis de partager les pratiques de l’outil et également d'avoir un retour d’expérience de chacun.

Pour rappel, la GED ou Gestion Electronique de Documents est comprise dans l'adhésion annuelle. La GED permet de centraliser, gérer l'ensemble des documents de la collectivité et de faciliter le travail collaboratif. Elle est accessible depuis internet 24h/24, 7j/7 avec une authentification sécurisée et les données sont hébergées et sauvegardées dans un datacenter localisé dans les Pays de la Loire.

 

Mais à quoi sert une GED ?

  • Disposer de deux plans de classement :
    • Plan de classement courant pour enregistrer ou déposer vos documents courants. Ce plan de classement est personnalisable (création de dossiers, sous-dossiers). Vous êtes autonome sur l’affectation des droits d’accès.
    • Plan de classement de pré-archivage pour stocker les documents destinés à l’archivage électronique. Ce plan suit les recommandations du SIAF (Service Interministériel des Archives de France).
  • Retrouver très facilement vos documents : grâce à la recherche avancée, vous avez la possibilité de rechercher selon le titre mais aussi selon les mots contenus dans le document
  • Faire valider vos documents par les personnes de votre choix et également les envoyer au parapheur électronique
  • Déposer vos actes, flux comptables et autres documents provenant de Pléiade dans la GED
  • Créer des sites collaboratifs : pour échanger des documents avec des utilisateurs internes ou externes à votre collectivité. Vous pourrez par exemple mettre à disposition des élus les documents relatifs aux organes délibérants, aux marchés publics dans le cadre d’une commission d’appel d’offre, etc.

Si vous souhaitez avoir plus d'informations sur la mise en place de la GED dans votre collectivité, vous pouvez contacter Cécilia Penhouët-Fonteneau, notre chargée de relation adhérents, au 02 53 33 01 40 ou par mail à ecollectivitesvendee@cdg85.fr.