Stockage des données : les pratiques du quotidien qui ont un impact direct
Si la hausse des coûts de stockage s’explique par des facteurs structurels, une part significative des volumes stockés provient aussi des usages quotidiens au sein des collectivités. Autrement dit, au-delà des infrastructures, ce sont souvent des pratiques internes, parfois invisibles, qui contribuent à l’augmentation des besoins de stockage.
Des volumes qui s’accumulent sans toujours être maîtrisés
Plusieurs situations fréquemment observées illustrent cette réalité :
• des documents conservés en plusieurs versions (« v1 », « v2 », « version finale », « version finale bis ») sans suppression des doublons ;
• des pièces volumineuses (photos, vidéos, scans en haute définition) stockées sans compression ni tri ;
• des espaces partagés ou des GED contenant des documents obsolètes jamais archivés ni supprimés ;
• des sauvegardes successives intégrant des données déjà présentes, multipliant les volumes stockés ;
• des boîtes mail utilisées comme espaces d’archivage.
À titre d’ordre de grandeur, dans certaines organisations, jusqu’à 20 à 30 % des données stockées correspondent à des doublons ou à des documents devenus inutiles. Ce volume représente un coût direct, mais également une complexité accrue dans la recherche d’information.
Des impacts au-delà du coût financier
L’augmentation des volumes de données ne se traduit pas uniquement par une hausse des dépenses. Elle a également des conséquences opérationnelles :
• allongement des temps de recherche et de traitement des documents ;
• complexification des politiques de sauvegarde et de restauration ;
• augmentation de l’exposition aux risques (surface d’attaque, données sensibles conservées inutilement) ;
• empreinte environnementale plus élevée liée au stockage et à l’hébergement des données.
La question du stockage devient ainsi un enjeu transversal, à la fois financier, organisationnel et environnemental.
Des actions simples pour maîtriser les volumes
Des marges de manœuvre existent à court terme, sans nécessiter de transformation lourde des systèmes d’information. Quelques pratiques peuvent être mises en œuvre rapidement :
• mettre en place des règles simples de nommage et de gestion des versions ;
• organiser des campagnes régulières de tri dans les espaces documentaires ;
• privilégier l’archivage plutôt que la conservation en espaces actifs ;
• sensibiliser les agents à la taille des fichiers (compression, formats adaptés) ;
• clarifier les durées de conservation selon les types de documents.
Ces actions, lorsqu’elles sont partagées à l’échelle d’un service ou d’une collectivité, permettent de réduire significativement les volumes stockés.
Un accompagnement pour structurer les pratiques
Dans ce contexte, l’accompagnement proposé autour des usages de la gestion électronique de documents (GED) prend tout son sens. Il vise à aider les collectivités à structurer leurs pratiques documentaires, à définir des règles adaptées et à inscrire ces enjeux dans la durée.
L’objectif est double : améliorer l’efficacité des agents dans la gestion et l’accès à l’information tout en maîtrisant les coûts de stockage.
