Introduction

e-Collectivités fournit des solutions numériques aux Adhérents dans le cadre de ses services publics.

Afin de garantir la conformité avec l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), la présente politique est établie pour régir les obligations RGPD du Sous-traitant e-Collectivités envers le Responsable du traitement.

Conformément à la réglementation, e-Collectivités certifie, outre son engagement au regard du Règlement Général de la Protections des Données, les actions suivantes :

• Désigner un DPO & un référent RGPD dans chacune des structures adhérentes
• Mise en place d’un Registre des traitements
• Mise en place des mentions d’informations
• Intégrer la minimisation des données
• Respecter les délais de conservations
• Former et sensibiliser de ces agents
• Sécuriser des données papiers et numériques pour nous et nos adhérents
• Permettre l’exercice des droits des personnes
• Vérifier la conformités des sous-traitants ultérieurs
• Se documenter sur la conformité toute l’année
• Organiser la gestion des violations
• Programmer des analyses d’impact si nécessaire

Coordonnées de notre DPO

Emmanuel HARDY
Délégué à la protection des données
Pôle Conseil et Innovation
dpo@ecollectivites.fr
02 53 33 02 71 / 06 19 42 88 68

Objet

La présente politique a pour objet de définir les conditions dans lesquelles e-Collectivités traite les données personnelles pour le compte du Responsable du traitement, conformément aux exigences du RGPD.

Responsable du traitement

Le responsable de traitement est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui détermine les finalités et les moyens de traitement des données personnelles.

Le traitement consiste à effectuer des opérations sur des données personnelles, par exemple : collecte, enregistrement, conservation, effacement et destruction.

Le Maire et/ou Président de nos structures adhérentes est le responsable de traitement.

Le président d’e-Collectivités est notre responsable de traitement pour nos données personnelles.

Nature et finalité du traitement

Les finalités ont pour but d’assurer un service en réponse aux besoins de nos adhérents.

e-Collectivités traite les données personnelles uniquement pour les finalités spécifiques du traitement, sauf instruction complémentaire du responsable du traitement.

e-Collectivités s'engage à traiter les données personnelles uniquement selon les instructions du Responsable du traitement et à n'effectuer aucun traitement ultérieur sans autorisation écrite.

Le traitement des données personnelles par e-Collectivités est réalisé dans le seul but de fournir les services numériques convenus.

Description du ou des traitements

Les détails des opérations de traitement, catégories de données et finalités sont précisés dans le registre établi par notre DPO.

Les données sont principalement collectées par nos adhérents et traitées via nos solutions numériques.

Mesures de sécurité

e-Collectivités met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des données personnelles conformément à l'article 32 du RGPD.

• Protection contre toute violation entraînant destruction, perte, altération ou divulgation non autorisée
• Confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience des systèmes et services
• Accès strictement nécessaire pour les agents dans le cadre de la maintenance et support

Données sensibles

Pour les données sensibles (origine raciale/ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, données génétiques, biométriques, santé, vie sexuelle, condamnations pénales), e-Collectivités applique des limitations et garanties supplémentaires.

Confidentialité

e-Collectivités s'engage à garantir la confidentialité des données personnelles traitées et à ne pas divulguer les données à des tiers sans accord écrit du Responsable du traitement.

Assistance au Responsable du traitement

e-Collectivités apporte une assistance pour répondre aux demandes des personnes concernées et notifiera toute violation de données dans les meilleurs délais.

Durée du traitement des données à caractère personnel

La durée de conservation respecte les obligations du code du patrimoine et les instructions du responsable de traitement.

Le traitement n’a lieu que pendant la durée de l’adhésion du responsable de traitement.

Transferts de données

Aucune donnée n’est transférée hors Union Européenne sans autorisation écrite et spécifique. Des mesures de protection sont mises en place conformément à l'article 46 du RGPD.

Recours à des sous-traitants ultérieurs

e-Collectivités peut recruter des sous-traitants ultérieurs avec autorisation générale et informera le responsable du traitement de toute modification de la liste des sous-traitants.

Violation de données

En cas de violation, e-Collectivités notifiera le responsable du traitement avec :

• Description de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes concernées
• Coordonnées d’un point de contact
• Conséquences probables et mesures correctives

Les informations supplémentaires seront communiquées au fur et à mesure de leur disponibilité.

Droits

Conformément au RGPD, chaque personne dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation, d’effacement et de portabilité des données.

Pour exercer ces droits :

e-Collectivités
65 rue Kepler – CS 60239 – 85006 La Roche-sur-Yon
Préciser nom, prénom, adresse et joindre une copie recto-verso de la pièce d’identité.
Contact DPO : dpo@ecollectivites.fr

En cas de difficulté, vous pouvez contacter la CNIL ou toute autre autorité compétente.