Le pôle Ressources et relation adhérents contribue au bon fonctionnement du syndicat et à la qualité des relations avec les collectivités adhérentes. Il assure la coordination des fonctions ressources nécessaires à l’activité de la structure et accompagne les adhérents tout au long de leur relation avec e-Collectivités.
À l’écoute de leurs besoins, le pôle informe et oriente les collectivités, facilite leurs démarches et veille à la qualité du suivi apporté à leurs demandes. Il participe également à l’accueil des nouveaux adhérents, à la diffusion des informations utiles et au renforcement d’une relation de proximité durable.
Par son action transversale, il favorise la fluidité des échanges entre les adhérents et les différents pôles du syndicat, tout en contribuant à une gestion interne structurée, efficace et adaptée aux missions de service public d’e-Collectivités.
Le pôle Confiance numérique accompagne les adhérents du syndicat dans la protection des données personnelles et la mise en conformité de leurs pratiques avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).
Constitué de délégués à la protection des données (DPO), il conseille les élus et les services, les aide à identifier et à maîtriser les risques liés aux traitements de données et les accompagne dans la mise en œuvre de leurs obligations. Il intervient notamment dans la tenue du registre des traitements, l’analyse des projets, la réalisation d’analyses d’impact, le traitement des demandes d’exercice de droits et la gestion des incidents portant sur des données personnelles.
Par ses actions de sensibilisation, de conseil et de suivi, le pôle favorise le développement d’une culture partagée de la protection des données au sein des structures adhérentes. Il contribue ainsi à sécuriser leurs pratiques numériques, à prévenir les risques juridiques et organisationnels et à renforcer la confiance des usagers dans les services publics numériques.
Le centre de services d’e-Collectivités accompagne au quotidien les agents des collectivités dans l’usage de leurs outils numériques, de l’e-administration aux logiciels métiers.
Notre objectif est simple : faciliter vos usages, sécuriser vos pratiques et vous permettre de gagner du temps dans vos missions.
En réunissant assistance fonctionnelle et expertise technique, e-Collectivités propose un accompagnement complet, réactif et adapté aux réalités des collectivités territoriales. Cette organisation permet de répondre à la fois aux besoins des utilisateurs, aux exigences de disponibilité des outils et aux enjeux de transformation numérique des services publics.
Assistance logiciels métiers
Nos équipes assurent une assistance de proximité sur les logiciels métiers utilisés par les collectivités adhérentes (Finances, Paie, Etat Civil, Enfance, Coffre fort,…).
Nous aidons au paramétrage puis accompagnons les agents dans l’utilisation, la prise en main et assurons le traitement des incidents courants, par téléphone et par mail.
Nous intervenons pour :
- Répondre aux questions d’usage et de fonctionnement.
- Aider à la résolution des difficultés rencontrées au quotidien.
- Accompagner les évolutions, mises à jour et déploiements.
- Faire le lien avec les éditeurs lorsque cela est nécessaire.
- Former aux logiciels
Assistance E-administration
Le centre de services accompagne également les usages liés à l’e-administration et aux solutions numériques mutualisées (Bureau virtuel Pléiade, Parapheur électronique, Certificats électroniques, etc...). Nous paramétrons puis aidons les agents à mieux utiliser les outils de dématérialisation, de parapheur, de GED, de convocation, de télétransmission ou de relation usager selon les services déployés
Cet accompagnement vise à :
- Simplifier les démarches numériques.
- Sécuriser les circuits de traitement.
- Fluidifier les échanges entre services.
- Renforcer l’autonomie des équipes dans leurs usages quotidiens.
Unité technique
Notre unité technique assure la continuité de service des environnements numériques mis à disposition des collectivités. Elle prend en charge le maintien en condition opérationnelle des serveurs, la supervision de l’infrastructure, les mises à jour de sécurité et les opérations nécessaires à la disponibilité des services.
Elle contribue également au développement et à l’évolution de certaines applications métiers, afin d’adapter les outils aux besoins des collectivités et d’améliorer durablement les services rendus aux agents.
Nos Engagements
Réactivité
Toute demande est prise en charge sous 4h ouvrées.
Traçabilité
Chaque demande est enregistrée, suivie et clôturée avec un compte rendu.
Continuité de service
En cas d’incident critique, activation d’une assistance niveau 2 avec l’éditeur.
Expertise métier
Des équipes formées aux outils et aux réalités des collectivités, accompagnées par les éditeurs.
La cellule Méthode, Projets et Accompagnement a pour mission de structurer, piloter et sécuriser la mise en œuvre des projets numériques portés par e-Collectivités, au bénéfice de ses adhérents et en appui des équipes internes.
Elle assure le pilotage des nouveaux projets, qu’ils soient techniques ou applicatifs. À ce titre, elle coordonne les différentes étapes des projets : cadrage, organisation, suivi, coordination des acteurs et évaluation. La cellule veille à ce que les projets soient menés dans un cadre méthodologique partagé, garantissant leur cohérence, leur qualité et leur bonne articulation avec les services proposés aux collectivités.
Auprès des collectivités adhérentes, la cellule contribue à clarifier les besoins, à structurer les projets et à accompagner leur déploiement. Elle veille à faciliter l’intégration des solutions numériques dans l’organisation et les usages des collectivités.
La cellule intervient également sur les dimensions de conduite du changement. Elle accompagne l’évolution des pratiques liées aux nouveaux outils et services numériques, en facilitant leur appropriation par les utilisateurs. Cet accompagnement vise à sécuriser les déploiements, à favoriser l’adhésion des acteurs concernés et à inscrire les projets dans une dynamique d’amélioration continue.
En interne, elle agit en soutien des équipes opérationnelles en apportant un appui méthodologique, en favorisant la coordination entre les différents métiers et en contribuant à la capitalisation des retours d’expérience et des bonnes pratiques.
Par son action transversale, la cellule Méthode, Projets et Accompagnement participe à renforcer la qualité des projets menés par e-Collectivités et à sécuriser les parcours d’accompagnement proposés aux collectivités.